¿Logra recordar cuándo fue la última vez que recibió una carta? Estas están siendo cada vez más raras. La llegada del cartero antes nos proporcionaba tanta euforia, ahora solo nos causa tensión: facturas, boletas y cobros…
Hoy, no necesitamos más buscar un bonito papel, escribir, perfumar, sellar y esperar días para que el destinatario reciba nuestra carta. Solo bastan algunos minutos y listo: resolvemos casi todo con la tecnología. Los e-mails se volvieron una excelente herramienta para enviar y recibir presupuestos, proyectos, propuestas comerciales, currículums, invitaciones, mensajes y una decena de cosas más.
Vamos entonces a conocer la etiqueta del e-mail para que usted no se equivoque. Primero, es importante respetar la gramática y la ortografía. Las abreviaturas deben evitarse.
No escriba en “MAYÚSCULAS”, porque da la impresión de que usted es rudo y está gritándole a su destinatario. Finalice siempre con su agradecimiento y firma, que se debe apreciar por su discreción – nada ostentoso.
Núbia Siqueira es columnista del blog: cristianecardoso.com/pt/author/nubiacsiqueira/
Importante
Destinatario
Si existe más de una persona y quiere que otros lo vean, agréguelo en “CC” (con copia). En el caso de que quiera mantener la privacidad de los demás, que es lo mejor, debe hacerlo en “CCO” (con copia oculta). De esta manera, usted no expone las direcciones, para que sus amigos no se vuelva víctimas de spams.
Asunto
Nunca envíe un e-mail sin llenar ese campo. Y sea específico sobre lo que se trata. Esto es primordial para quien recibe muchos e-mails. Palabras del tipo: “¿Todo bien?”, “Hola”, “Te extraño”, terminan siendo ignoradas por no parecer importantes.
Salude siempre, por supuesto. El saludo debe ser apropiado para quien se envíe. Normalmente, los e-mails no deben ser largos, porque esto es extremamente cansador. Pero tampoco deben ser muy breves al punto de darle lugar a interpretaciones equivocadas.
Lo que nunca se debe hacer en los e-mails
No reenvíe e-mails de otros sin autorización.
No busque llamar la atención de las personas todo el tiempo por e-mail, con preguntas y más preguntas, que muchas veces son muy indiscretas.
Nada de llenarle la bandeja de entrada a sus contactos. Lo que es bueno e importante para usted, puede no serlo para el otro, que a veces le agradece solo por educación.
¿Conoce esos “e-mails cadenas”, esos que son enviados a centenas de personas? Nunca haga eso. ¿A alguien en el mundo le gusta recibirlos?
No envíe archivos adjuntos pesados, o en formatos dificilísimos de abrir, porque le consume mucho tiempo al destinatario.
Nunca envíe un e-mail sin antes leerlo, releerlo y tener la seguridad de que es justamente eso lo que le gustaría decir. No podemos olvidarnos nunca de que este siempre será visto como un documento. Lo que está escrito allí, ¿quedaría bien siendo impreso?
Evite crear direcciones de e-mails raros, graciosos, de difícil lectura o pronunciación. Un día quizás tenga la necesidad de enviar un currículum por e-mail y esto no será bien visto. El correo electrónico es algo personal, pero debe tener noción cuando vaya a crear uno. Por eso, busque un nombre siempre pensando en el futuro o en la facilidad que otras personas tendrán para entenderlo. Vea algunos ejemplos de e-mails que deben evitarse: monicaladulce@…, gatitaadriana@…
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