Si usted ha comenzado a leer este texto ahora, con seguridad, ha dedicado este momento de su día para la lectura. He oído decir a muchas personas que no leen mucho porque les falta tiempo. ¿Usted es así? ¿Vive apresurado, nunca tiene disponibilidad para nada y cree que el día debería tener más de 24 horas? Entonces, le sugiero que siga prestando atención.
Nadie está libre de los compromisos diarios, actividades profesionales, decisiones domésticas y obligaciones familiares. ¿Por qué algunas personas parecen tener tiempo para todo mientras que otras nunca están disponibles? Tal vez el problema no sea la cantidad de tareas, sino la forma de administrarlas.
Para la especialista en organización residencial y personal Ingrid Lisboa, las personas siempre están apresuradas por la falta de la planificación de la rutina diaria. “Son personas que tratan de desarrollar dos, tres o hasta cuatro tareas al mismo tiempo. No hay ninguna investigación científica que compruebe que nuestro cerebro logra desarrollar más de una tarea al mismo tiempo.” Quien desperdicia las preciosas horas del día, tiene incluso que apresurarse más para cumplir con todo.
La falta de organización puede generar dolor de cabeza y hasta insomnio. ¿Cuántas veces usted tuvo dificultades para dormir porque no pudo dejar de pensar en las responsabilidades del día siguiente? Si esto no le ha sucedido, seguramente, ya le ha pasado a alguien que usted conoce. La ausencia de la planificación puede causar estrés que, a su vez, puede aumentar los niveles de las hormonas de la adrenalina y del cortisol, y traerle perjuicios a la salud. Por lo tanto, todo cuidado es poco.
Ingrid explica que el primer paso para organizar mejor el día es entender mejor las causas que hacen que una persona sea desorganizada y las consecuencias que eso puede generar. “Una alumna del curso de organización personal, nos contó que siempre aprovecha los feriados para poner sus documentos en orden. El motivo, según ella, es que esa es una larga tarea. Sin embargo, la tarea se vuelve larga porque no se realiza, y los documentos de dos a cuatro meses se acumulan.”
La alumna dejaba de aprovechar el feriado para poner papeles en orden que podrían organizarse de a poco, en los días comunes. “Muchas personas ni siquiera saben que podrían organizar armarios, rutinas, listas de compras y muchas otras cosas de forma diferente”, completa Ingrid. Por eso, ella destaca que es importante darse cuenta cuáles son los perjuicios que puede causar el desorden.
Recordatorio
¿Usted sabe la fuerza que tiene un pos-it? El psicólogo Randy Gardner, de la Universidad de Houston, notó que un pedido hecho con un post-it tiene muchas más chances de ser atendido. Y decidió investigar sobre el asunto. ¿Cómo un pedazo de papel autoadhesivo, creado hace más de 30 años puede ser tan convincente? Él envió cuestionarios a 3 grupos de 50 profesores, siendo un total de 150 entrevistados.
Para el primer grupo, los cuestionarios fueron enviados con un post-it, que solicitaba el retorno de las preguntas contestadas (el 76% respondió). Para el segundo grupo, él envió una carta escrita a mano con la misma petición (el 48% respondió). El tercer grupo recibió el cuestionario sin ningún mensaje (el 36% respondió). Prueba de que el post-it, además de tener forma y color que llaman la atención, también puede ser considerado menos impersonal. Por lo tanto, no escatime en los recados.
La especialista en organización personal refuerza que nuestra memoria falla y, por eso, los recordatorios y las listas son indispensables para facilitar la organización. “Hoy en día nosotros nos ocupamos de una cantidad mucho mayor de informaciones que nuestros abuelos hace 3 ó 4 décadas. Lo que trato de utilizar para no ser atrapada por las fallas de mi memoria son las listas, las uso para todo. Lo que me olvido, la lista me lo recordará”, concluye.
¿Qué tal entonces si comienza a organizar su día? Haga listas, reserve horarios específicos para cada tarea (leer el periódico puede ser una de ellas), y no deje para después las tareas que pueden realizarse ahora. Con planificación, usted puede tener tiempo para poner en práctica sus objetivos y vivir de forma menos estresante. Valore su tiempo y aprovéchelo de la mejor manera posible.
A continuación podrá ver algunos consejos para que pueda optimizar su tiempo:
Organice sus tareas
Realice una lista con todas las actividades del día. Puede ser en el block de notas de su celular, en una agenda o en un cuaderno. Al ver todo lo que debe hacer, es más fácil definir las prioridades y controlar el tiempo necesario para la realización de cada tarea.
La tecnología en su favor
Usted utiliza su Smartphone (teléfonos inteligentes) para llamar, revisar los e-mails, sacar fotos y usar las redes sociales. ¿Qué le parece si lo utiliza para optimizar su día a día? Aproveche la variedad de aplicaciones con agendas y sistemas de recordatorios para facilitar su rutina.
Una tarea a la vez
No se comprometa a hacer dos cosas al mismo tiempo. Mantener el enfoque en una tarea a la vez evita dispersiones y agiliza la realización de su objetivo. Lo mismo es válido para compromisos, que solo deben marcarse si pueden cumplirse. Después de todo, usted no va a poder estar en dos lugares al mismo tiempo.
Evite las distracciones
La distracción no es sinónimo de productividad. Mantenga distancia de todo lo que pueda reducir su atención mientras estuviera ocupado con alguna actividad importante. Sepa decir no a los pedidos, llamadas e invitaciones en los momentos en los que esté atareado.
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